Il peut arriver qu’une erreur se glisse dans une facture, ou qu’une prestation supplémentaire soit ajoutée après la facturation initiale. Dans ces cas-là, vous aurez peut-être besoin d’émettre une facture de doit, un document essentiel pour ajuster une facture déjà envoyée. Que vous soyez entrepreneur ou indépendant, il est important de comprendre comment et pourquoi utiliser une facture de doit.
Qu’est-ce qu’une facture de doit ?
La facture de doit est un document comptable émis par un vendeur ou un prestataire de services pour corriger ou compléter une facture précédente. Elle intervient généralement lorsque le montant facturé initialement est insuffisant, ou lorsqu’une omission a été constatée. Contrairement à la facture d’avoir, qui réduit le montant dû par le client, la facture de doit vient augmenter ce montant.
Par exemple, si une erreur de calcul a été commise sur une facture originale (un prix unitaire sous-évalué ou une quantité erronée), une facture de doit sera nécessaire pour régulariser la situation.
Les situations où la facture de doit est utilisée
La facture de doit n’est pas un document utilisé dans toutes les transactions. Elle est émise dans des situations bien spécifiques. Voici quelques cas où elle est généralement employée :
Erreur de facturation
L’une des situations les plus fréquentes pour émettre une facture de doit est liée à une erreur de facturation sur la facture initiale. Cela peut concerner :
- Un prix unitaire sous-estimé,
- Une quantité de produits ou services incorrecte,
- Des frais annexes non comptabilisés, comme des frais de livraison.
Modification des conditions de vente
Parfois, les conditions initiales de vente évoluent après la facturation, entraînant la nécessité d’émettre une facture de doit. Par exemple, si un client décide d’ajouter des produits ou services après l’émission de la première facture, une facture de doit permettra de régulariser la situation sans devoir annuler la facture initiale.
Ajustement de la TVA
Si une erreur a été commise lors du calcul de la TVA, une facture de doit peut être émise pour ajuster correctement le montant. Cela permet de garantir que les taxes dues à l’administration fiscale sont correctement déclarées et payées.
Dépassement de prestations
Dans certains secteurs, comme les travaux ou la prestation de services, il arrive que les prestations dépassent celles prévues initialement dans le devis ou la facture. Si, après la facturation, des travaux supplémentaires ont été réalisés ou des prestations additionnelles fournies, la facture de doit permet de facturer ces services additionnels.
Comment rédiger une facture de doit ?
La facture de doit doit respecter certaines règles comptables pour être considérée comme valide. Voici les éléments essentiels à inclure :
- La mention « Facture de doit » : il est obligatoire d’indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture de doit pour éviter toute confusion avec une facture standard.
- Numérotation et date : la facture de doit doit avoir un numéro unique, distinct de celui de la facture initiale, ainsi que la date de son émission.
- Référence à la facture initiale : il est nécessaire de mentionner la référence de la facture corrigée ou complétée par la facture de doit, pour établir un lien clair entre les deux documents.
- Description des rectifications : précisez les éléments corrigés, qu’il s’agisse d’une quantité, d’un prix ou d’une prestation supplémentaire. Il est important que ces informations soient explicites pour le client.
- Montants : indiquez le montant supplémentaire à payer, avec ou sans taxes. Assurez-vous de bien recalculer la TVA si nécessaire.
- Identité des parties : comme pour toute facture, la facture de doit doit mentionner les coordonnées de l’émetteur (l’entreprise) et du client.
Les obligations légales autour de la facture de doit
Comme pour toute autre facture, la facture de doit est soumise à des obligations légales. Elle doit être conservée pendant une période de 10 ans, conformément à la réglementation fiscale et comptable. De plus, la facture de doit doit être émise dans un délai raisonnable après la découverte de l’erreur ou de l’oubli dans la facture initiale, pour éviter tout litige avec le client.
Il est également important de noter que la facture de doit, une fois émise, engage de la même manière que la facture originale. Le client est donc tenu de régler le montant supplémentaire indiqué sur la facture, sous réserve de vérification et d’acceptation.
